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Kalkulation

Rentabilität bestimmen

Das Kalkulieren der Warenverkaufspreise ist eine der wichtigsten Aufgaben des Einzelhandelskaufmanns. Die Kalkulation entscheidet als Eingangskalkulation über den später erzielbaren Bruttoertrag und damit nach Abzug der Kosten über die Rentabilität. Daher muss die erreichte Kalkulation im Hinblick auf die Kosten- und Gewinndeckung laufend überprüft werden. Gegebenenfalls ist dann die betriebsnotwendige Kalkulation neu anzupassen.

Preissenkungen, die zu einer Verringerung der Kalkulation führen, können nur über einen Mehrumsatz ausgeglichen werden, sofern dies der Markt hergibt und zusätzliche variable Kosten gedeckt sind. Aber auch Preissenkungen bei Teilsortimenten über einen Kalkulationsausgleich bei anderen Segmenten sind denkbar.

Zur Bewertung der Verkaufsfläche ist nicht allein der Umsatz pro Flächeneinheit entscheidend, auch der erzielte Rohertrag pro qm ist wichtig. Somit können sich Signale für eine andere Proportionierung von Einkaufsbereichen ergeben.

Ein Muster-Schema für eine Rentabilitätsberechnung steht zum Download zur Verfügung:

Muster-Schema für eine Rentabilitätsberechnung (im Excel-Format)


1 Grundsätzliches zur Kalkulation im Einzelhandel

Rechenbasis für den Aufschlag ist der Einstandspreis zum Netto-Einkaufspreis, also ohne Mehrwertsteuer. In der Praxis werden die Bezugskosten dem Einkaufspreis anteilig nur selten zugerechnet, ansonsten sind sie im Aufschlagssatz enthalten. Ebenfalls werden i. d. R. die Lieferanten-Boni und -Skonti nicht berücksichtigt.

Im Einzelhandel wird vom Netto-Einkaufspreis auf den Verkaufspreis inkl. Mehrwertsteuer kalkuliert. Der Rohertrag eines Betriebes setzt sich dann aus der erreichten Kalkulation (ohne MwSt.) und den Lieferanten-Boni zusammen. Der Bruttoertrag wird bestimmt aus dem Rohertrag und den Lieferanten-Skonti. Mit dem Bruttoertrag muss dann die Kosten- und Gewinndeckung erzielt werden.

Die Begriffe „Abschlag“, „Spanne“ und „erreichte Kalkulation“ werden synonym verwendet. Sie geben jedoch nicht an, ob sie sich auf den Verkaufspreis/Umsatz inkl. MwSt. oder ohne MwSt. beziehen und ob die MwSt. enthalten ist oder nicht.

Für die unterschiedliche Bezugsgröße und den unterschiedlichen Inhalt gibt es also keine unterscheidenden Begriffsbestimmungen. Somit müssen auch bei jedem internen und externen Vergleich die Partner vorher die Basiswerte Umsatz und Abschlag/Spanne/erreichte Kalkulation genau definieren.

So ist z. B. beim Institut für Handelsforschung an der Universität zu Köln die Bezugsgröße der Bruttoumsatz, dagegen bei den Steuerberatern die Bezugsgröße der Nettoumsatz.

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2 Aufschlagsberechnung

Der Kalkulationsaufschlag ist die Größe, die in der täglichen Kalkulationspraxis angewendet wird. Er beinhaltet den prozentualen Aufschlag auf den Einstandspreis (immer netto). Der Einstandspreis ist die Basis, er wird also gleich 100 % gesetzt. Soll beispielsweise der Aufschlag 80 % betragen, dann rechnet sich der Kalkulationsfaktor wie folgt:

Sofern in der Berechnung die Mehrwertsteuer noch nicht enthalten ist, kann sie dann wie folgt hinzugefügt werden:
[(100 % + Aufschlag ohne MwSt.) x 1,16] - 100 %
[(100 % + 80 %) x 1,16] - 100 %
[180 % x 1,16] - 100 % = 108,8 %

Somit beträgt der Aufschlag inkl. Mehrwertsteuer aufgerundet 109 %.

In der Praxis ist es jedoch einfacher, mit einem Kalkulationsfaktor zu arbeiten. Er wird dann wie folgt errechnet:
(100 + 109) : 100 = 2,09

Die Rückrechnung auf den Faktor ohne MwSt. ergibt dann:
2,09 : 1,16 = 1,8

3 Abschlagsberechnung

Der Kalkulationsabschlag geht vom Verkaufspreis aus. Ist die Mehrwertsteuer enthalten, dann ergibt sich eine Spanne zwischen dem Verkaufspreis inkl. MwSt. und dem Einstandspreis (immer netto).

Umrechnung von Aufschlag in Abschlag (= Spanne):

Der Abschlag vom Bruttopreis beträgt demnach 52,2 %.

Soll die Mehrwertsteuer von der Spanne inkl. MwSt. abzogen werden, dann muss folgender Rechengang vorgenommen werden:
Spanne inkl. MwSt.: 52,2 %
./. MwSt. i. H.: 13,8 %
= Spanne ohne MwSt.: 38,4 %

Diese Spanne bezieht sich also auf den Brutto-Preis/Brutto-Umsatz. Soll sie sich dagegen auf den Netto-Preis/-Umsatz beziehen, muss sie durch den Divisor geteilt werden:
(100,0 % - 13,89) : 100 = 0,862

4 Eingangskalkulation

Die Eingangskalkulation wird betriebswirtschaftlich betrachtet auch als Kalkulation I bezeichnet. Sie kann aus dem Aufschlag oder dem Abschlag, aber auch aus den absoluten Werten der Ware errechnet werden.

Beispiel:

Somit beträgt die Eingangskalkulation (inkl. MwSt.) 52,2 % vom VK-Wert. Dieser Wert ist gleichzusetzen mit „Abschlag“. Aus praktischer Erwägung heraus ist es jedoch sinnvoller, mit dem Kalkulationsfaktor 2,09 zu arbeiten. Er errechnet sich dann wie folgt:
52,2 : 47,8 + 1 = 2,09

5 Erreichte Kalkulation

Jedoch wird die kalkulierte Ware nicht völlig zu den kalkulierten Preisen abfließen. Es treten Kalkulationsverluste auf wie Nachlässe für Kunden, Personalrabatte, Preisminderungen, Sonderangebote usw. Diese Verluste nennt man Preisänderungen. Sie werden im Rechnungswesen als Prozentwerte vom tatsächlich erzielten Umsatz inkl. MwSt. ausgedrückt. Durch diese Preisänderungen sinkt also die Eingangskalkulation auf die erreichte Kalkulation ab.

Der im vorgenannten Beispiel mit 418 € ausgezeichnete Artikel wird mit 380 € verkauft.
Ausgezeichneter Verkaufspreis: 418 €
./. Preisnachlass: 38 €
= tatsächlich erzielter Umsatz: 380 €
./. Wareneinkaufspreis: 200 €
= erreichte Kalkulation inkl. MwSt.: 180 €

Preisnachlass und erreichte Kalkulation (38 € + 180 €) ergeben zusammen den kalkulierten Rohertrag inkl. MwSt. Die Eingangskalkulation betrug 52,2 % vom ausgezeichneten Verkaufspreis:

Durch den Preisnachlass vermindert sich der Rohertrag auf 180 €. Bezogen auf den erzielten Umsatz beträgt die erreichte Kalkulation nur noch 47,4 %:

Der Preisnachlass beträgt 10 % vom erzielten Umsatz:

Achtung: Beim Vergleich der beiden Spannen ist zu berücksichtigen, dass sich die Eingangskalkulation auf den ausgezeichneten Verkaufspreis bezieht, und die erreichte Kalkulation auf den erzielten Umsatz. Sie sind daher auch nicht miteinander zu subtrahieren.

6 Betriebsnotwendige Kalkulation

Das Ausmaß der gewährten Preisnachlässe muss streng unter Kontrolle gehalten und mit den Werten früherer Perioden verglichen werden. Deshalb müssen mögliche bzw. weitere Preisverluste bereits bei der Errechnung des notwendigen Kalkulationsaufschlages berücksichtigt werden (Basiszahlen aus den vorangegangenen Ausführungen):

Danach muss der Preis auf 460 € (Rechengang: 200 € x 2,3 = 460 €) angehoben werden, damit ein Preisnachlass von 10 % vom zu erzielenden Preis (418 €) bzw. 9,1 % von oben erzielt werden kann.

Somit darf die Ware nicht mehr mit einer Spanne von 52,2 % (= Aufschlag 109 %) kalkuliert werden, sondern in Anbetracht von zusätzlichen Preisnachlässen von 10,0 % auf den zu erzielenden Preis mit einer Spanne von 56,5 % (= Aufschlag 130 %), wenn der Rohertrag inkl. MwSt. von 218 € gehalten werden soll.

Sofern nun der Rohertrag über höhere Preise mit einem relativen Nachlass von 10 % im Durchschnitt nicht gehalten werden kann, bleibt nur noch der Vertrieb über günstigere Einkaufspreise übrig.

7 Betriebsnotwendiger Mehrumsatz bei Preissenkung

Damit bei Preissenkungen Verluste möglichst vermieden werden, muss dem Einkäufer bekannt sein, wie hoch der Umsatz und somit die Beschaffung sein muss, damit der Rohertrag unverändert bleibt.

Ein Beispiel steht zum Download zur Verfügung:

Beispiel "Notwendiger Mehrumsatz" (im Excel-Format)


8 Differenzierte Kalkulation

Sofern der Markt es verlangt, dass bestimmte Produkte mit geringeren Aufschlägen als im Durchschnitt (z. B. einer Warengruppe) verkauft werden müssen oder plötzlich Kampfpreise erforderlich sind, muss geprüft werden, ob die Preise beim Rest der Warengruppe oder in anderen Sortimentsbereichen angehoben werden können, damit insgesamt der betriebsnotwendige Rohertrag erhalten bleibt.

Wie hoch dazu die Ausgleichsgeber kalkuliert werden müssen, um die Ausgleichsgeber zu subventionieren, kann mit folgender Formel errechnet werden:

Beispiel:
Betriebsnotwendiger Kalkulationsaufschlag = 83 %; 12 % des Umsatzes sollen als Sonderangebote mit nur 20 % kalkuliert werden. Mit welchem Aufschlag für das restliche Sortiment wird die Durchschnittskalkulation erreicht?

Sollten nun die angehobenen Preise der Kalkulationsgeber nicht mehr im Markt bestehen können, muss der Einkäufer versuchen, Ware zu günstigeren Einkaufskonditionen zu finden.

9 Rohertrag als Flächenleistung

Ob der Verkaufsraum rationell genutzt wird, sollte nicht nur mit Hilfe der Kennzahl „Umsatz pro qm Verkaufsraum“ beurteilt werden. Ein wichtiger Erfolgsmaßstab ist auch der Warenrohertrag, mit dem Kosten und Gewinn gedeckt werden.

Der Rohertrag pro qm Verkaufsraum, bezogen auf eine Abteilung oder Warengruppe, ist daher eine der wichtigsten Kennzahlen, um den Faktor Raum bzw. seinen rentablen Einsatz richtig beurteilen zu können und zielvoll zu steuern. Die Kennzahl wird wie folgt ermittelt:

Ein Beispiel zur Verdeutlichung: Ein 220 qm (Verkaufsraum) großer Supermarkt erzielt auf 200 qm mit dem normalen Sortiment einen qm-Umsatz von 4.000 € und eine Spanne von 17 %. Er erzielt also einen Jahresumsatz dort von 800.000 € und einen Rohertrag von 136.000 €. Auf 20 qm betreibt er eine Drogerieabteilung, die nur 3.000 € pro qm erzielt, also einen Jahresumsatz von 60.000 € erreicht. Die Spanne beträgt jedoch 30 % = 18.000 €. Im qm-Umsatz liegt der Lebensmittelbereich weit über der Drogerieabteilung. Beim Rohertrag sieht es jedoch so aus:
• Lebensmittelabteilung: 136.000 € : 200 qm = 680 €/qm,
• Drogerieabteilung: 18.000 € : 20 qm= 900 €/qm.

In der Drogerieabteilung ist also der qm Verkaufsraum trotz der niedrigeren qm-Umsatzleistung rentabler eingesetzt. Die Schlussfolgerung daraus kann sein, dass möglicherweise die Drogerieabteilung zu Lasten der Lebensmittelabteilung erweitert wird und sich somit beim Einkauf Verschiebungen ergeben.

10 Fazit

Ziel des Einkaufs muss es sein, dass die Ware nicht nur gut verkäuflich ist, sondern dass sie auch kosten- und gewinndeckend ist und dass erforderliche Preissenkungen Kalkulationsausgleiche oder entsprechende Mehrumsätze zulassen.